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Aprende cómo hacer el presupuesto de una copropiedad, qué incluir, cómo calcular el fondo de imprevistos y cómo lograr su aprobación en asamblea.
Es noviembre y el consejo te pide la propuesta de presupuesto para el próximo año. Tienes contratos por renovar, una póliza por pagar y residentes que ya preguntan si la cuota va a subir. Abres el archivo del año pasado y algo no cuadra: el mantenimiento se pasó, la vigilancia subió con el salario mínimo y nadie revisó el fondo de imprevistos.
En marzo tienes que presentarlo en la asamblea, y cada número va a ser cuestionado. Aquí te explicamos cómo hacer el presupuesto de una copropiedad paso a paso, qué debe incluir según la ley y cómo llegar a la asamblea con un documento claro que se apruebe sin peleas.
Índice
En pocas palabras
Fondo de imprevistos
Recargo mínimo sobre el presupuesto de gastos comunes (Ley 675, art. 35)
Asamblea ordinaria
Primeros meses del año para reunirse y aprobar el presupuesto
Convocatoria
Anticipación mínima para convocar a la asamblea ordinaria
Contexto
El presupuesto es el cálculo de lo que el conjunto va a gastar y a recibir durante el año. De ahí sale el valor de la cuota que paga cada propietario.
La Ley 675 de 2001 le asigna al administrador la tarea de preparar el presupuesto de ingresos y egresos del nuevo ejercicio, incluidas las primas de seguros, y someterlo al consejo antes de llevarlo a la asamblea. Consulta también la guía rápida de la Ley 675.
La asamblea de propietarios es quien lo aprueba o lo rechaza. Por eso no es un trámite contable más: es el documento que define cuánto paga cada familia y qué recibe a cambio.
Paso a paso
Compara lo que se presupuestó con lo que realmente se gastó. Ahí ves qué rubros se quedaron cortos y cuáles sobraron.
Lo que debes saber
Si saltas este paso repites los errores del año pasado, y la asamblea lo nota cuando pregunta por qué un rubro superó lo aprobado.
Vigilancia, aseo, servicios públicos de zonas comunes y mantenimientos son la base. Revisa cada contrato, su vigencia y el ajuste anual.
Lo que debes saber
Un contrato que sube con el salario mínimo y no se proyectó así deja un hueco desde enero que termina en cuota extraordinaria.
La ley pide incluir las primas de seguros. Suma la revisión de ascensores, las exigencias de piscinas y el revisor fiscal si aplica.
Lo que debes saber
Lo legal no se recorta para bajar la cuota. Si falta la póliza o el mantenimiento obligatorio, el riesgo lo asumen el conjunto y su administración.
Súmale al presupuesto de gastos comunes un recargo de mínimo el 1 %. Es el colchón para lo que no se puede prever.
Lo que debes saber
Ese dinero se maneja aparte y no cubre gastos corrientes. Para disponer de él se necesita la aprobación que defina la ley y el reglamento.
Con el total de gastos listo, se reparte entre las unidades según el coeficiente de copropiedad.
Lo que debes saber
Repartir por partes iguales cuando el reglamento no lo dice genera reclamos con razón. El coeficiente es la regla y se aplica igual a todos.
Presenta el borrador al consejo, ajusta lo necesario y envíalo a los propietarios junto con la convocatoria.
Lo que debes saber
Un presupuesto que llega por primera vez el día de la asamblea despierta desconfianza. Conocerlo antes reduce discusiones y acelera el voto.
Sección 01
Antes de la asamblea. La reunión ordinaria se hace dentro de los tres primeros meses del año y se convoca con al menos 15 días de anticipación. Anexa el borrador y la ejecución del año anterior para que los propietarios lleguen con las cuentas claras.
Durante la asamblea. Para deliberar se necesitan propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes, y la decisión se toma con la mayoría de los coeficientes presentes. Quien no pueda asistir puede delegar su voto con un poder para la asamblea, lo que ayuda a completar el quórum.
Si hay cuotas extraordinarias grandes. Cuando se aprueban expensas extraordinarias cuyo total supera cuatro veces el valor de las expensas ordinarias mensuales, la ley exige una mayoría calificada del 70 % de los coeficientes.
Si no hay quórum. La ley prevé una reunión de segunda convocatoria el tercer día hábil siguiente a las 8:00 p. m., que puede decidir con un número plural de propietarios.
Después de la asamblea. Todo queda en el acta de asamblea y la nueva cuota se comunica por el canal oficial, con la fecha desde la que aplica. Si el reglamento no prevé qué pasa cuando el presupuesto no se aprueba, consulta asesoría: la Ley 675 no fija una regla expresa para ese caso.
5 errores y cómo evitarlos
Consecuencia
Rubros que se quedan cortos desde los primeros meses.
Cómo evitarlo
Proyecta cada rubro con su contrato. Revisa vigencias, ajustes y la ejecución real del año anterior.
Consecuencia
Incumplimiento de la Ley 675 y cero respaldo ante una emergencia.
Cómo evitarlo
Incluye el recargo mínimo del 1 %. Manéjalo aparte de los gastos corrientes.
Consecuencia
El conjunto queda expuesto ante accidentes o daños sin cobertura.
Cómo evitarlo
Lista primero las obligaciones legales. Pólizas, ascensores y piscinas no se recortan para bajar la cuota.
Consecuencia
Desconfianza, discusiones largas y riesgo de que no se apruebe.
Cómo evitarlo
Socialízalo antes con el consejo. Envíalo con la convocatoria para que los propietarios lo revisen.
Consecuencia
Sorpresas a final de año y cuotas extraordinarias de urgencia.
Cómo evitarlo
Compara presupuesto y ejecución cada mes. Informa al consejo las desviaciones a tiempo.
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Comparativo entre lo presupuestado y lo ejecutado, con información clara para el consejo.
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Conclusión
El presupuesto de propiedad horizontal no se hace en una tarde copiando el del año pasado. Se construye revisando la ejecución, proyectando cada contrato y cumpliendo lo que pide la ley antes de llegar a la asamblea.
¿Sabes hoy cuánto se desvió el presupuesto de este año, si el fondo de imprevistos cumple el mínimo legal y qué contratos van a subir en enero? Si quieres complementar con el apoyo contable, revisa el papel del contador en propiedad horizontal.
Respuestas directas para transformar la operativa de tu propiedad
El administrador, según la Ley 675. Lo ideal es trabajarlo con el consejo de administración antes de presentarlo a la asamblea, que es quien lo aprueba.
En la asamblea ordinaria, que debe hacerse dentro de los tres primeros meses del año. La convocatoria se envía con al menos 15 días de anticipación.
La mayoría de los coeficientes presentes, siempre que haya quórum. Si incluye expensas extraordinarias superiores a cuatro veces las expensas ordinarias mensuales, se necesita el 70 % de los coeficientes.
Mínimo el 1 % sobre el presupuesto anual de gastos comunes. La asamblea puede suspender su cobro cuando el fondo alcance el 50 % del presupuesto ordinario del año.
La Ley 675 no tiene una regla expresa para ese caso. Muchos reglamentos indican que sigue rigiendo el presupuesto anterior mientras se aprueba uno nuevo; revisa el reglamento del conjunto.
Conoce cómo DomoNow conecta presupuesto, asambleas y votaciones para que el presupuesto se apruebe con confianza.