Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de tratamiento de datos personales

OFIMA S.A.S., sociedad comercial constituida de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT 800.132.302-8 y debidamente matriculada en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, por medio del presente apartado específico (en adelante, el “Anexo” o la “Política Domonow”) informa a los Usuarios de la plataforma Domonow y de los demás servicios asociados a su operación sobre el uso que se dará a Los Datos Personales y Datos Sensibles que sean ingresados en dicha plataforma y/o a través de los canales y servicios prestados para la gestión de propiedades horizontales (copropiedades, conjuntos residenciales y afines). La presente Política Domonow complementa la Política General de Tratamiento de Datos Personales de OFIMA S.A.S. (en adelante, “Política General”), la cual se aplicará en lo no previsto en este Anexo, y puede ser consultada en https://domonow.com/privacidad

Para OFIMA la información es un elemento indispensable en la prestación de nuestros servicios. Por ello, se establece un marco legal que asegure que la información sea protegida de manera adecuada y ajustada a los parámetros de la Ley 1581 de 2012, mediante instrumentos tecnológicos acordes con las necesidades actuales y con las obligaciones impuestas por la mencionada Ley. Atendiendo la naturaleza de los datos tratados a través de los canales de Domonow: aplicación web y móvil, módulos funcionales, mesa de servicios/soporte y demás integraciones necesarias para su operación, se establece el Tratamiento y las finalidades del uso de la información, reforzando la confianza legítima de los Usuarios y recordando la responsabilidad de OFIMA y de todos sus colaboradores para que no se realicen actividades contrarias a la esencia y espíritu de esta Política.

Capítulo 1

Definiciones

a)Aliado:: Tercero que, en virtud de un acuerdo con OFIMA, acompaña a la Copropiedad en la implementación u operación de Domonow. Cuando el Aliado acceda a Datos Personales o los cargue en la plataforma por cuenta de la Copropiedad, actuará como Encargado del Tratamiento, se sujetará a las instrucciones del Responsable y a este Anexo, y no podrá utilizar dichos datos para finalidades propias sin la Autorización previa, expresa e informada del Titular;
b)Autorización:: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos personales, recolectado de forma verificable por medios físicos o electrónicos;
c)Aviso de privacidad:: Comunicación verbal o escrita desde la app generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a sus Datos Personales;
d)Base de datos:: Conjunto organizado de datos personales tratados en Domonow (entre otras, las relativas a propietarios, residentes, visitantes y demás terceros autorizados, control de accesos, alertas de seguridad, PQRS y mantenimiento, reservas, eventos, encuestas, asambleas y votaciones, facturación, cartera y cobranza, paquetería, parqueaderos, minuta digital y gestión documental), administrados por la Copropiedad y operados por OFIMA como Encargado;
e)Confidencialidad:: Deber de reserva y no divulgación de la información al que están sujetos OFIMA, sus colaboradores, contratistas y terceros, junto con la obligación de adoptar medidas técnicas, administrativas y contractuales para protegerla;
f)Conservación o Retención:: Tiempo durante el cual se mantienen los datos para cumplir su finalidad y obligaciones legales/contractuales;
g)Copropiedad:: Persona jurídica de propiedad horizontal, conjunto residencial, edificio o figura afín que contrata o utiliza Domonow para su administración y que, por regla general, actúa como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales gestionados en la plataforma;
h)Dato personal:: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable (p. ej., nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, unidad privada, calidad de propietario o residente);
i)Dato sensible:: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012;
j)Encargado del Tratamiento:: OFIMA S.A.S. cuando trata datos por cuenta del responsable, conforme a sus instrucciones (p. ej., alojamiento y administración en infraestructura en la nube, operación de módulos y soporte);
k)Menor de edad:: Persona natural con menos de 18 años.Los menores de edad no pueden usar la app de DomoNow por temas de seguridad.
l)Oficial de Protección de Datos:: Persona designada por OFIMA como empresa para coordinar el cumplimiento de esta Política y del régimen de Protección de Datos Personales:
m)Perfiles de acceso:: Esquema de roles y permisos que limita qué puede ver o hacer cada usuario en Domonow (residente, Copropietario, administrador, vigilancia, proveedor, alianza, .), garantizando acceso restringido y confidencialidad.
n)Registro autónomo:: Creación de cuenta y suministro de Datos Personales que realiza el Titular directamente en Domonow, por iniciativa propia, al descargar la aplicación o acceder al portal web, sin que sus datos hayan sido cargados o suministrados previamente por la Copropiedad. Respecto de estos datos, OFIMA actúa como responsable del Tratamiento
o)Registros técnicos de seguridad:: Información generada automáticamente por el uso de la plataforma (fechas y horas de acceso, tipo de dispositivo o navegador y acciones técnicas realizadas) utilizada para seguridad, continuidad del servicio y soporte; cuando estos registros puedan asociarse a un Usuario determinado o determinable (por ejemplo, mediante su identificador de cuenta o dirección IP), serán tratados como Datos Personales.
p)Responsable del tratamiento:: La Administración de la Copropiedad (o quien haga sus veces) cuando decide las finalidades y medios del tratamiento de los datos gestionados en Domonow. Excepcionalmente, OFIMA tendrá la calidad de responsable respecto de los datos suministrados mediante Registro autónomo y de los demás supuestos señalados en el Capítulo 9.
q)Resultados agregados o anónimos:: Presentación de información sin identificar personas;
r)Titular:: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento (incluye a los Usuarios de Domonow).
s)Tratamiento:: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión), incluida la carga masiva en la plataforma y su consulta por perfiles autorizados.
t)Transferencia de Datos Personales:: Envío de Datos Personales por parte del Responsable o del Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y que se encuentra dentro o fuera del país;
u)Transmisión de Datos Personales:: Comunicación de Datos Personales, dentro o fuera de Colombia, que se realiza para que un Encargado efectúe el Tratamiento por cuenta del Responsable y conforme a sus instrucciones, sin decidir sobre su uso. Por ejemplo, cuando la Copropiedad entrega los datos a OFIMA para operarlos en Domonow, o cuando OFIMA los aloja en los servidores de su proveedor de infraestructura en la nube.
v)Usuario:: Persona natural que accede o interactúa con Domonow mediante cuenta o autorización (propietario, residente, visitante autorizado, administrador de copropiedad, personal de vigilancia o proveedor, según corresponda).

Capítulo 2

Aspectos generales del tratamiento en Domonow

El objeto del Tratamiento de datos en Domonow se enfoca en la recolección y uso de información necesaria para la gestión de propiedades horizontales, a través de la aplicación web y móvil, los cargues masivos efectuados por la Administración de la Copropiedad, directamente o con el acompañamiento de los Aliados de Domonow por cuenta de esta, los datos que los propios Titulares registran mediante Registro autónomo, la mesa de servicios y las integraciones técnicas requeridas para su operación. En este sentido, se capta inicialmente la información personal de propietarios, residentes, visitantes y empleados de las copropiedades usuarias, así como la que se genera con ocasión de la operación y el soporte del servicio. Dicha información se utilizará para prestar y soportar los módulos funcionales de Domonow y para la ejecución de las relaciones contractuales con las copropiedades y sus administradores.

En desarrollo de lo anterior, OFIMA podrá tratar Datos Personales y, en los casos previstos por la ley, Datos Sensibles, garantizando que el Tratamiento se realice bajo los principios de legalidad, proporcionalidad y necesidad, con medidas reforzadas de seguridad. El Tratamiento se fundamenta en la autorización previa, expresa e informada del Titular, obtenida por el Responsable o, cuando corresponda, a través de los mecanismos habilitados en la plataforma, salvo en los casos en que la ley no la exija conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando se trate de Datos Sensibles, en su consentimiento explícito, de carácter facultativo.

Alcance

Este Anexo específico hace parte de la Política General de Tratamiento de Datos Personales de OFIMA y abarca exclusivamente el Tratamiento ejecutado mediante la plataforma Domonow, incluyendo los datos gestionados por la administración de la Copropiedad (Responsable) y los procesados por OFIMA (Encargado), los datos que el Titular suministre directamente mediante Registro autónomo, respecto de los cuales OFIMA actúa como Responsable, así como los registros técnicos necesarios para seguridad y continuidad del servicio. Cuando proceda, el almacenamiento y procesamiento podrán realizarse en infraestructura en la nube, dentro o fuera de Colombia, conforme a las reglas de Transmisión y Transferencia de datos aplicables y a la Política General de Tratamiento de Datos.

Para lograr lo anterior, OFIMA implementa medidas de seguridad y privacidad acordes con el riesgo, que incluyen protección de la información al enviarse y almacenarse, limitación de acceso por perfiles, capacitación del personal autorizado y seguimiento continuo del cumplimiento de políticas internas y obligaciones legales. En lo no previsto en este Anexo, regirá íntegramente la Política General.

Capítulo 3

Finalidades del tratamiento

En Domonow los Datos Personales se tratan para prestar y soportar el servicio de gestión de propiedades horizontales, lo que comprende lo siguiente:

La creación y administración de cuentas.
La autenticación y seguridad de acceso.
La parametrización y operación de los módulos de la plataforma.
La atención de requerimientos y derechos de los titulares.
El cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
La prevención y gestión de incidentes de seguridad.
Cuando concurran Datos Sensibles, su uso será excepcional, necesario y proporcional, con consentimiento explícito y de carácter facultativo, sin fines de mercadeo ni perfilamiento.

De manera específica, el Tratamiento se orienta a:

Crear cuentas y mantener actualizado el censo de propietarios, residentes, visitantes y empleados.
Llevar registros de ingresos y salidas de personas en las copropiedades.
Registro, orientación y dejar trazabilidad de asambleas y votaciones, presentando resultados en forma agregada o anónima cuando corresponda.
Facilitar a la Copropiedad la recepción, gestión, seguimiento y respuesta oportuna de las PQRS.
Generar cuenta de cobro, recaudar y conciliar cuotas de administración, evitando conservar datos financieros no indispensables.
Enviar comunicaciones operativas sobre seguridad, mantenimiento, estados de cuenta y facilita convocatorias, ofreciendo opción de no recibir mensajes no obligatorios.
Generar registros técnicos estrictamente necesarios para seguridad, continuidad del servicio y auditoría, por el tiempo mínimo requerido.
Facilitar, como herramienta de apoyo, la emisión de alertas a través del botón de pánico y su comunicación a los perfiles autorizados por la Copropiedad, a quienes corresponde su atención.
Administrar las reservas de zonas comunes, los eventos, las encuestas, la paquetería y los parqueaderos de la Copropiedad.
Registrar las novedades de seguridad en la minuta digital y apoyar la gestión del Consejo o Junta y de las obligaciones normativas y documentales de la Copropiedad.
Facilita la gestión de la cartera y la cobranza de las obligaciones a cargo de las unidades privadas, sin exponer públicamente la condición de deudor.

Respecto de los datos suministrados mediante Registro autónomo, OFIMA, en calidad de Responsable, los tratará para: (i) crear y administrar la cuenta del Usuario y autenticar su acceso; (ii) gestionar la solicitud de vinculación del Usuario a la Copropiedad y a su unidad privada; (iii) prestar soporte y atender las solicitudes y los derechos del Titular; (iv) garantizar la seguridad y continuidad del servicio; (v) facilitar el pago de las obligaciones a su cargo a través de las pasarelas de pago de terceros integradas a la plataforma; y (vi) cumplir las obligaciones legales aplicables. El envío de comunicaciones comerciales de OFIMA o cualquier otra finalidad distinta requerirá la Autorización previa, expresa e informada del Titular, otorgada de manera independiente de la aceptación necesaria para usar la plataforma.

Adicionalmente, sólo si el Titular otorga su Autorización previa, expresa e informada, de manera facultativa e independiente de la aceptación necesaria para usar la plataforma, OFIMA, en calidad de Responsable de esta finalidad, podrá tratar sus Datos Personales de identificación y contacto para enviarle información publicitaria, promocional o comercial sobre productos y servicios de OFIMA, de Domonow y de sus Aliados. La negativa a otorgar esta Autorización no limitará el uso de la plataforma, y el Titular podrá revocarla en cualquier momento a través de los canales previstos en el Capítulo 10. Estas comunicaciones se sujetarán a los canales, horarios y frecuencia de contacto previstos en la Ley 2300 de 2023. Los Datos Personales sólo serán comunicados a los Aliados cuando el Titular lo haya autorizado expresamente, caso en el cual se tratará de una Transferencia en los términos del Capítulo 9.

OFIMA no venderá, comercializará ni cederá los Datos Personales tratados en Domonow, ni los utilizará para fines de mercadeo o publicidad sin la Autorización prevista en el párrafo anterior, ni para perfilamiento comercial o cualquier otra finalidad propia o de terceros distinta de las señaladas en este Anexo y en las instrucciones documentadas del Responsable; o, tratándose del Registro autónomo, en la Autorización otorgada por el Titular a OFIMA. Toda nueva finalidad será informada al Titular y, cuando la ley lo exija, requerirá su Autorización previa.

Los Datos Personales tratados en Domonow, incluidos los registros generados en sus módulos, podrán ser suministrados sin necesidad de Autorización del Titular a las entidades públicas o administrativas que los requieran en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, conforme a los artículos 10 literal a) y 13 literal b) de la Ley 1581 de 2012. En estos casos se entregará únicamente la información solicitada y, cuando el requerimiento recaiga sobre Datos Personales respecto de los cuales la Copropiedad es Responsable, OFIMA le informará, salvo que la ley o la autoridad lo impidan.

Capítulo 4

Autorización del titular y mecanismos

El tratamiento y el uso de Datos Personales en Domonow se realizan con Autorización previa, expresa e informada del Titular. Cuando el Tratamiento involucre Datos Sensibles la Autorización debe ser explícita y su entrega es facultativa; no se condicionará el acceso a funcionalidades que no requieran dicho dato.

La Autorización podrá obtenerse por medios físicos o electrónicos, tales como: casilla de verificación y botón “Acepto” en el primer acceso del Usuario a su cuenta en Domonow, formularios de registro o bases de datos entregadas por el responsable de la copropiedad. La plataforma conservará evidencia verificable de la aceptación, que incluya: fecha y hora, Usuario que aceptó, versión de la Política y de los Términos vigente al momento de la aceptación e identificación del medio de captura utilizado. Si la Administración de la Copropiedad, en calidad de responsable, realiza cargues masivos, declara y garantiza que cuenta con las Autorizaciones de cada Titular y debe conservar y suministrar la evidencia cuando OFIMA, en calidad de Encargado, la solicite para fines de cumplimiento.

Cuando la aceptación se recoja en el primer acceso de un Usuario cuyos datos fueron cargados por la Copropiedad, OFIMA la recogerá por cuenta de esta, en su calidad de Encargado. En cambio, cuando el Titular realice un Registro autónomo, OFIMA, en calidad de Responsable, obtendrá directamente su Autorización a través de la aplicación, de manera previa al suministro de los datos, y conservará la prueba correspondiente en los términos señalados en el párrafo anterior. Para efectuar el Registro autónomo, el Titular deberá declarar que es mayor de edad.

Si el Titular que realizó un Registro autónomo solicita su vinculación a una Copropiedad, autorizará a OFIMA para comunicar a esta los datos necesarios para validar su calidad de propietario, residente o Usuario autorizado, lo cual constituye una Transferencia autorizada por el Titular. Una vez validada la vinculación, el Tratamiento de los datos asociados a la operación de la Copropiedad se regirá por las reglas aplicables a esta como Responsable y a OFIMA como Encargado, sin perjuicio de que OFIMA conserve la calidad de Responsable respecto de los datos de la cuenta.

Antes de aceptar, el Titular será informado sobre: (i) la identidad y datos de contacto del Responsable y del Encargado; (ii) las finalidades específicas por módulo; (iii) el carácter facultativo de los Datos Sensibles y de los datos de Menores de Edad; (iv) los derechos del Titular y los canales para ejercerlos; (v) las Transmisiones a encargados y, cuando corresponda, Transferencias a otros responsables, incluso a nivel internacional; y (vi) los tiempos de Conservación o Retención y criterios de supresión.

El Titular puede revocar la Autorización y solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida. Estas solicitudes, así como las de actualización o rectificación, se gestionarán a través de la Administración de la Copropiedad, en su calidad de Responsable, o de los canales de atención previstos en el Capítulo 10. Cualquier cambio sustancial en las finalidades o en las condiciones del Tratamiento será comunicado oportunamente y, cuando aplique, se solicitará una nueva Autorización.

Domonow no está dirigido a Menores de Edad, quienes no podrán ser Usuarios ni titulares de cuentas en la plataforma, y su configuración no contempla la recolección de datos de niños, niñas y adolescentes. Si de manera excepcional el Responsable llegare a incorporar información de un Menor de Edad, como ocurre cuando la calidad de propietario recae sobre un menor que actúa por medio de su representante legal, el Tratamiento se limitará a los datos estrictamente necesarios, contará con la autorización de su representante legal, que deberá obtener y conservar la Copropiedad, en su calidad de Responsable, al momento de incorporar dicha información, y respetará los derechos prevalentes de los menores, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. En ningún caso se solicitarán ni tratarán Datos Sensibles de Menores de Edad. Cuando un Usuario registre a un Menor de Edad como visitante, incluido el visitante recurrente, solo podrán registrarse los datos mínimos necesarios para gestionar su ingreso, y el Usuario que lo registra será responsable de contar con la autorización de su representante legal y de actualizar o retirar dicho registro cuando deje de ser necesario. En todo evento se observará el principio del interés superior del menor.

Capítulo 5

Tratamientos por módulo y controles específicos

1.Controles específicos:

A.Carga masiva, registro autónomo y gestión de Usuarios:

Se incorpora a Domonow el censo de Usuarios (propietarios, residentes, visitantes autorizados y empleados), todos ellos mayores de edad, con los Datos Personales estrictamente necesarios para su identificación y contacto. La Autorización del Titular se encuentra documentada por el responsable, quien conserva la evidencia correspondiente. El Tratamiento se limita a la creación y actualización de cuentas y a la parametrización del conjunto, con acceso limitado por perfiles de acceso. Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo de vigencia de la relación con la Copropiedad y mientras resulte necesario para la operación del conjunto, suprimiéndose al finalizar dicha relación, salvo cuando exista una obligación legal o contractual de Conservación o Retención. Para el acceso a la plataforma se emplearán datos de contacto e identificadores de cuenta que permitan habilitar el primer ingreso, autenticar al Usuario, administrar sus sesiones y atender el soporte de ingreso. Como medida de debida diligencia, OFIMA podrá solicitar a la Copropiedad la suscripción de una declaración en la que certifique que cuenta con las Autorizaciones de los Titulares cuyos datos carga o permite registrar en Domonow.

Cuando el Usuario ingrese mediante Registro autónomo, el censo se alimentará con los datos que el propio Titular suministre, los cuales deberán ser validados por la Copropiedad antes de habilitar las funcionalidades asociadas a la unidad privada. Mientras la vinculación no sea validada, OFIMA tratará dichos datos únicamente para las finalidades propias del Registro autónomo. Los datos de la cuenta se conservarán mientras esta permanezca activa y, tras su cancelación por el Titular, por el tiempo necesario para atender obligaciones legales, reclamaciones y finalidades de seguridad, tras lo cual serán suprimidos de manera segura.

B.Registros Técnicos de Seguridad y auditoría:

Se genera información técnica del uso de la plataforma para fines de seguridad, continuidad y soporte. Estos registros se tratan bajo acceso estrictamente restringido, y se conservarán únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para garantizar la seguridad, la trazabilidad y la atención de incidentes o auditorías. Una vez cumplida la finalidad o cesado el plazo legal aplicable, serán suprimidos de manera segura o, cuando corresponda, anonimizados. Respecto de estos registros, OFIMA actúa como responsable, conforme al Capítulo 9.

C.Datos biométricos:

Domonow no realiza el Tratamiento de datos biométricos, tales como huella dactilar, reconocimiento facial, voz u otros similares. Si una Copropiedad solicita habilitar funcionalidades que impliquen este tipo de Tratamiento, OFIMA, en calidad de Encargado, solo las implementará previa realización de la evaluación de impacto en privacidad prevista en el Capítulo 11, la verificación de que el Responsable cuenta con la Autorización previa, explícita e informada de cada Titular, en la que se le haya advertido el carácter facultativo de la entrega de este Dato Sensible, y la actualización de este Anexo; de lo contrario, se abstendrá de prestar dicha funcionalidad. Los datos biométricos que llegaren a tratarse contarán con medidas reforzadas de seguridad, trazabilidad de consultas y Supresión definitiva al cumplirse la finalidad o al terminar la relación con la Copropiedad.

Lo no previsto en este Capítulo se rige por los principios y salvaguardas establecidos en este Anexo y en la Política General.

Contenido aportado por los Usuarios: en los módulos que permiten registrar texto libre, fotografías, videos, documentos u otros soportes (entre otros, Minuta Digital, Paquetería, Parqueaderos, PQRS, Mantenimiento y Comunicaciones), cada Usuario será responsable por la veracidad, pertinencia y legalidad de la información que registre o publique, y de contar con la autorización correspondiente cuando incorpore Datos Personales o imágenes de terceros. OFIMA, en calidad de Encargado, atenderá las instrucciones de la Copropiedad y las solicitudes de los Titulares para su corrección o retiro.

2.Módulos

1.Portería

DomoNow permite gestionar el ingreso de residentes, visitantes, invitados, proveedores, contratistas, domiciliarios y demás terceros autorizados por la Copropiedad. Para esta finalidad podrán tratarse Datos Personales tales como nombre, número o tipo de identificación cuando resulte necesario, unidad o lugar de destino, persona que autoriza el ingreso, fecha y hora de entrada y salida, tipo de acceso, código o identificador del pase de acceso y, de manera excepcional, aquellos otros datos estrictamente necesarios para validar el evento de acceso, conforme a la configuración definida por la Copropiedad en su calidad de responsable. Cualquier nueva categoría de datos que se incorpore de forma permanente a este módulo será informada a los Titulares en los términos del Capítulo 13.

Cuando un residente, propietario u otro Usuario autorizado cree un pase de acceso e incorpore información de un tercero que no se encuentre registrado en DomoNow, dichos datos serán tratados exclusivamente para gestionar la autorización, validación y trazabilidad del ingreso. La Copropiedad, en calidad de responsable, deberá garantizar el cumplimiento del deber de información frente al Titular y DomoNow como Encargado, limitará el Tratamiento a las instrucciones impartidas por el responsable y conservará la trazabilidad técnica necesaria para acreditar la operación.

Los códigos QR, enlaces, códigos temporales u otros mecanismos de acceso deberán limitar la exposición de Datos Personales y, siempre que sea técnicamente viable, utilizar identificadores o tokens de validación en lugar de incorporar directamente información personal legible. La consulta de los registros estará restringida a perfiles autorizados de la Copropiedad y los datos serán conservados únicamente durante el tiempo que defina la Copropiedad, en su calidad de Responsable, y que resulte necesario para atender finalidades de seguridad, control de accesos, auditoría y obligaciones legales o contractuales aplicables.

Minuta Digital permite registrar novedades, turnos, hechos relevantes, entregas de puesto e incidentes asociados a la operación de seguridad de la Copropiedad. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación de guardas, administradores, residentes, visitantes, proveedores y otros terceros, así como placas, unidades, fechas, horas, descripciones, fotografías o soportes cuando resulten necesarios para documentar una novedad, bajo la responsabilidad del Usuario que los registra.

Debido a que la minuta puede incluir texto libre, los Usuarios deberán registrar únicamente información objetiva, pertinente y necesaria para la finalidad de seguridad, evitando incorporar Datos Sensibles, juicios personales, señalamientos o información excesiva que no resulte necesaria para documentar el evento. El acceso se limitará a los perfiles de seguridad y administración autorizados.

Los registros de la minuta se conservarán durante el término necesario para documentar la operación de seguridad, atender la investigación de incidentes, reclamaciones y requerimientos de autoridades, tras lo cual serán suprimidos de manera segura o anonimizados, salvo obligación legal o contractual de Conservación o Retención.

2.Paquetería

El módulo de Paquetería permite registrar la recepción, custodia, notificación y entrega de paquetes, correspondencia u otros elementos dirigidos a residentes o unidades privadas. Para esta finalidad podrán tratarse datos del destinatario, unidad, fecha y hora de recepción y entrega, Usuario de portería que realiza la operación, estado del paquete y, cuando resulte necesario, información mínima del remitente, mensajero o empresa transportadora.

Los mensajeros, domiciliarios o transportadores podrán ser terceros no registrados en DomoNow. Sus Datos Personales se limitarán a los estrictamente necesarios para acreditar la entrega o recepción. Se evitará recopilar fotografías de documentos de identidad, etiquetas, guías u otros soportes cuando contengan información adicional que no resulte necesaria para la finalidad operativa.

Las fotografías, firmas u otras evidencias de entrega, cuando sean utilizadas, serán responsabilidad del Usuario que las registra y estarán disponibles únicamente para los perfiles autorizados. Los registros se conservarán durante el tiempo necesario para acreditar recepción y entrega, resolver reclamaciones o incidentes y cumplir las obligaciones internas, contractuales o legales aplicables.

3.Parqueaderos

El módulo de Parqueaderos permite administrar disponibilidad de parqueaderos de visitantes, ingresos, salidas, ocupación, pases y registros asociados al uso de parqueaderos de la Copropiedad. Para esta finalidad podrán tratarse datos tales como placa, tipo de vehículo, unidad o apartamento a visitar, pase de acceso asociado, Usuario que autoriza, fecha y hora de ingreso y salida, espacio utilizado, estado de ocupación y valores generados cuando exista una tarifa configurada.

Cuando un residente cree un pase para un visitante o conductor que no se encuentre registrado en DomoNow, la información de dicha persona y del vehículo será tratada exclusivamente para gestionar el acceso y uso temporal del parqueadero. La placa, cuando pueda vincularse directa o indirectamente con una persona determinada o determinable, será tratada como Dato Personal y estará sujeta a los mismos principios de finalidad, necesidad, circulación restringida y seguridad. El Usuario que crea el pase será responsable por la veracidad de la información que registre. Domonow no verifica la titularidad ni la situación jurídica de los vehículos, y los registros podrán ser suministrados a las autoridades competentes que los requieran, conforme al Capítulo 3.

La consulta y operación del módulo estará limitada a los perfiles autorizados, especialmente al personal encargado de registrar ingresos y salidas y a los perfiles administrativos que requieran supervisar la ocupación. Los registros se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para seguridad, trazabilidad, liquidación de valores, atención de reclamaciones y demás obligaciones aplicables.

4.Botón de pánico

El módulo de Botón de Pánico permite generar y gestionar alertas de seguridad asociadas a un Usuario, unidad privada o ubicación definida dentro de la Copropiedad. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación, información de contacto, unidad asociada, fecha y hora de activación, estado de la alerta, Usuarios que intervienen en su atención y, cuando la funcionalidad lo requiera y se encuentre habilitada, datos de ubicación necesarios para gestionar la emergencia. Los datos de ubicación se tratarán únicamente con ocasión de la activación de la alerta y durante su gestión, sin que Domonow realice un seguimiento permanente de la ubicación de los Usuarios.

El Botón de Pánico es una herramienta tecnológica de apoyo que permite comunicar alertas entre los Usuarios y los perfiles autorizados por la Copropiedad. No constituye un servicio de vigilancia, seguridad privada, emergencias ni atención médica, ni reemplaza a las empresas de vigilancia contratadas por la Copropiedad, a la Policía Nacional, a los organismos de socorro o líneas de emergencias, a los cuales el Usuario deberá acudir directamente en caso de emergencia. La atención y respuesta de las alertas corresponde a la Copropiedad y a las personas que esta designe. El envío y la recepción de las alertas dependen de la conectividad, del dispositivo y de la configuración del Usuario y de la Copropiedad. Los registros de las alertas podrán ser suministrados a las autoridades competentes que los requieran, conforme al Capítulo 3.

El contenido de una alerta podrá incorporar información relativa a situaciones de salud, seguridad, violencia, discapacidad u otras circunstancias que, según su naturaleza, podrían constituir Datos Sensibles. En estos eventos, el Tratamiento se limitará estrictamente a la atención de la alerta, se aplicarán controles reforzados de acceso y trazabilidad y no se utilizará la información para finalidades diferentes a las autorizadas por el responsable.

Los registros de alertas se conservarán durante el término definido por la Copropiedad para fines de seguridad, investigación de incidentes, auditoría y defensa de derechos, y posteriormente serán suprimidos o anonimizados cuando haya cesado la finalidad, salvo obligación legal o contractual de Conservación o Retención.

5.PQRS

El módulo de PQRS permite registrar, administrar y ayuda con el seguimiento a peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, novedades operativas. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación y contacto del solicitante, unidad asociada, descripción del caso, categoría, estado, responsables de atención, comunicaciones, fotografías, videos, documentos y demás soportes aportados durante su gestión, los cuales serán responsabilidad del Usuario que los aporte.

El Titular o un tercero podría incorporar voluntariamente información de salud, discapacidad, imágenes, datos de menores, información financiera u otros Datos Sensibles dentro del contenido del caso. El Tratamiento de dicha información será excepcional, proporcional y limitado a la atención de la solicitud. El acceso deberá restringirse a los perfiles que intervengan directamente en la gestión del caso.

Cuando participen técnicos, proveedores o contratistas, únicamente se compartirán los datos necesarios para ejecutar la actividad autorizada. Los expedientes y soportes se conservarán durante el plazo establecido por la Copropiedad en sus políticas o tablas de retención y durante el tiempo necesario para atender reclamaciones, obligaciones contractuales o legales, tras lo cual serán suprimidos de manera segura o anonimizados cuando corresponda.

6.Comunicaciones

El módulo de Comunicaciones y Muro permite publicar avisos, novedades, contenidos comunitarios y mensajes dirigidos a los Usuarios de la Copropiedad. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación del autor, unidad o rol asociado, contenido de la publicación, fecha y hora, comentarios, reacciones, archivos adjuntos, imágenes y demás información aportada voluntariamente a través de la funcionalidad y aprobada por el Usuario administrador de la Copropiedad.

Cada Usuario será responsable por el contenido que publique y deberá abstenerse de publicar Datos Personales, Datos Sensibles, imágenes o información de terceros que no resulte necesaria para la finalidad comunitaria o cuya divulgación no se encuentre autorizada. Cuando se incorporen datos de terceros, el responsable deberá adoptar medidas para atender solicitudes de actualización, rectificación, restricción, eliminación o retiro del contenido cuando corresponda.

El acceso al contenido estará limitado a la comunidad, grupo, rol o perfiles definidos por la Copropiedad. La información será conservada mientras se mantenga vigente la finalidad de comunicación y posteriormente podrá ser archivada, anonimizada o suprimida de acuerdo con las políticas de retención del responsable y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

7.Mantenimiento

El módulo de Mantenimiento permite registrar, administrar y ayuda hacer seguimiento a requerimientos de mantenimiento. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación y contacto del solicitante, unidad asociada, descripción del caso, categoría, estado, responsables de atención, comunicaciones, fotografías, videos, documentos y demás soportes aportados durante su gestión, los cuales serán responsabilidad del Usuario que los aporte.

8.Eventos

El módulo de Eventos permite gestionar actividades organizadas o promovidas por la Copropiedad, incluyendo su publicación, inscripción, control de cupos de acuerdo la cantidad disponible y registro de asistencia. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación y contacto de los participantes, unidad asociada, evento seleccionado, estado de inscripción, asistencia e información de invitados cuando resulte necesario.

Cuando se registren invitados que no tengan cuenta en DomoNow, sus Datos Personales se tratarán únicamente para administrar su participación o ingreso. Si el evento involucra menores de edad, imágenes, grabaciones o actividades que impliquen el Tratamiento de Datos Sensibles, el responsable del evento (Copropiedad) deberá implementar las autorizaciones y controles adicionales que resulten aplicables, observando de manera prevalente los derechos de los menores.

La utilización de fotografías, videos o grabaciones para finalidades distintas de la mera gestión operativa del evento, tales como publicidad, promoción o difusión institucional, deberá contar con la autorización correspondiente cuando sea exigible. Los registros de asistencia se conservarán únicamente por el tiempo necesario para las finalidades del evento y obligaciones asociadas.

9.Normativo

El módulo Normativo permite apoyar como herramienta de consulta obligaciones de cumplimiento, evidencias, certificaciones, responsables, vencimientos y documentos relacionados con la operación de la Copropiedad. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación y contacto de administradores, miembros de órganos de dirección, empleados, proveedores, contratistas y demás personas vinculadas con una obligación o evidencia de cumplimiento.

La documentación cargada podrá contener firmas, números de identificación, certificaciones, matrículas, licencias, datos laborales, información de seguridad y salud en el trabajo u otros Datos Personales. El acceso se limitará según la naturaleza del documento, el rol del Usuario y la necesidad de conocer la información para cumplir la obligación correspondiente.

Los documentos y registros normativos se conservarán por los términos legales, contractuales o internos que resulten aplicables a cada categoría documental. DomoNow facilitará controles de acceso, trazabilidad y gestión documental, sin ampliar la finalidad definida por la Copropiedad.

10.Encuestas

El módulo de Encuestas permite recopilar opiniones, percepciones y respuestas de los Usuarios para ayudar al administrador sobre temas de interés para la Copropiedad. Dependiendo de la configuración establecida por el responsable, las respuestas podrán ser identificadas, seudonimizadas o anónimas. Cuando sean identificadas, podrán relacionarse con el Usuario, la unidad, el rol, la fecha y hora de respuesta y las opciones seleccionadas.

Las encuestas deberán diseñarse bajo criterios de minimización y finalidad. Cuando una pregunta pueda revelar información relativa a salud, orientación política, religión, origen étnico, vida sexual, biometría u otras categorías de Datos Sensibles, su respuesta deberá ser facultativa y el Tratamiento requerirá los controles y autorizaciones exigibles para este tipo de información.

Siempre que la finalidad pueda cumplirse sin identificar individualmente al participante, se privilegiará la presentación de resultados agregados o anonimizados. El acceso a respuestas individualizadas estará restringido a los perfiles expresamente autorizados por el responsable y los datos serán conservados únicamente mientras resulten necesarios para el análisis y las finalidades informadas.

11.Asambleas

El módulo de Asambleas permite gestionar convocatorias, registro de asistentes, acreditación de calidad, poderes, quórum, intervenciones, votaciones, resultados y actas. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación y contacto de propietarios, residentes, representantes y apoderados, unidad privada, coeficiente, condición de asistencia, documentos de representación y registros técnicos de conexión o participación cuando sean necesarios.

Cuando un propietario sea menor de edad o actúe por medio de representante legal, el Tratamiento se limitará a los datos necesarios para acreditar la representación y permitir el ejercicio de sus derechos, observando de manera prevalente el interés superior del menor. Los poderes y documentos de representación serán accesibles únicamente para los perfiles autorizados por la administración a validar la participación.

La información individual de votación, las grabaciones cuando existan, los poderes, actas y demás soportes de la Asamblea se conservarán durante el término necesario para acreditar la validez de las decisiones, atender impugnaciones, cumplir obligaciones de archivo y demás deberes legales o contractuales. Se aplicarán controles de integridad, trazabilidad y acceso acordes con la naturaleza de cada documento.

12.Votaciones

El módulo de Votaciones permite administrar procesos de decisión interna de la Copropiedad. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación del votante, calidad o rol, unidad privada, coeficiente de participación cuando aplique, representación o poder, fecha y hora de participación, opción seleccionada y registros técnicos necesarios para garantizar integridad, unicidad y trazabilidad del proceso.

El sentido individual del voto constituye un Dato Personal cuando puede asociarse a una persona determinada o determinable. No se considerará automáticamente un Dato Sensible; sin embargo, cuando el contenido de la votación revele o permita inferir categorías legalmente calificadas como sensibles, se aplicarán las medidas reforzadas y autorizaciones correspondientes.

El acceso al sentido individual del voto deberá limitarse a los perfiles y eventos en los que resulte estrictamente necesario para verificar la validez del proceso, atender reclamaciones o cumplir obligaciones legales. Frente a terceros y en reportes generales se privilegiarán resultados agregados. Los registros se conservarán durante el término necesario para soportar la decisión, la aprobación de actas, eventuales impugnaciones y demás obligaciones aplicables.

13.Facturación y Multas

El módulo de Facturación y Multas depende de la parametrización del usuario permitiendo generar y administrar cobros, conceptos, facturas o documentos equivalentes, notas, sanciones o multas internas y demás obligaciones económicas asociadas a una unidad privada o Titular. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación, unidad, conceptos facturados, valores, fechas, estado de la obligación, soportes y registros relacionados con la generación o ajuste del cobro.

La información económica asociada a cada unidad tendrá carácter reservado frente a otros Usuarios y únicamente podrá ser consultada por el Titular relacionado y por los perfiles autorizados de la Copropiedad. Las multas o sanciones internas deberán visualizarse exclusivamente dentro de los perfiles que requieran conocerlas para su gestión. Cuando los pagos se realicen a través de pasarelas de pago o entidades financieras externas, Domonow no almacenará los datos completos de tarjetas, claves ni credenciales financieras de los Titulares, los cuales serán tratados directamente por dichos terceros conforme a sus propias políticas y a los estándares de seguridad aplicables.

Los documentos y soportes sometidos a obligaciones contables, tributarias o legales de Conservación se mantendrán durante los plazos exigidos por la normativa aplicable. La información auxiliar que no se encuentre sometida a dichos términos será conservada únicamente por el tiempo necesario para la operación, auditoría, atención de reclamaciones y cumplimiento contractual.

14.Cobranzas

El módulo de Cobranzas permite realizar seguimiento a obligaciones pendientes, vencidas o pagadas, administrar recordatorios, compromisos, soportes y comunicaciones de cobro. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación y contacto del Titular, unidad privada, saldos, estado de cartera, fechas de vencimiento, acuerdos o compromisos de pago y evidencias aportadas durante la gestión.

La información de cartera será accesible únicamente para el Titular relacionado y para los perfiles expresamente autorizados por la Copropiedad. No deberá exponerse públicamente la condición de deudor ni divulgarse información de cartera a Usuarios o terceros que no se encuentren legitimados para conocerla.

Cuando el Responsable vincule abogados, casas de cobranza u otros terceros para gestionar la recuperación de cartera, únicamente se transmitirán o comunicarán los datos necesarios para dicha finalidad, conforme a las obligaciones contractuales y de protección de datos que resulten aplicables. Cuando la Copropiedad decida ceder o vender su cartera a un tercero que actúe a nombre propio, la comunicación de los datos del deudor constituirá una Transferencia que corresponde exclusivamente a la Copropiedad, en su calidad de Responsable, quien deberá contar con el fundamento legal o la Autorización del Titular que la permita, y se limitará a los datos necesarios para el cobro de la obligación cedida (identificación, contacto, unidad privada, saldo y soportes). En ningún caso OFIMA comunicará directamente datos a estos terceros sin instrucción documentada de la Copropiedad. Los registros y soportes se conservarán durante el término requerido para acreditar la gestión, soportar obligaciones legales y atender reclamaciones.

15.Gestión Documental

El módulo de Gestión Documental permite almacenar, organizar, consultar y administrar documentos de la Copropiedad. Dependiendo del tipo documental, estos archivos podrán contener Datos Personales de propietarios, residentes, empleados, proveedores, contratistas, representantes, visitantes u otros terceros, incluyendo información de identificación, contacto, contractual, financiera, laboral, jurídica o eventualmente Datos Sensibles.

El responsable de la parametrización es el administrador deberá clasificar los documentos y definir quiénes pueden cargarlos, consultarlos, modificarlos, descargarlos o eliminarlos. El acceso deberá aplicar el principio de mínimo privilegio y evitar que la disponibilidad general de un repositorio implique acceso indiscriminado a información personal.

Los documentos se conservarán conforme a su categoría, finalidad y término legal o contractual de Retención. Cuando cese la finalidad y no exista deber de Conservación, deberán ser suprimidos de manera segura o anonimizados cuando corresponda. Las operaciones relevantes de consulta, modificación o eliminación podrán generar registros de auditoría para efectos de seguridad y trazabilidad.

16.Reservas

El módulo de Reservas permite gestionar la solicitud, aprobación, utilización y control de zonas o recursos comunes. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación del Usuario, unidad asociada, zona reservada, fecha y hora, estado de la reserva, condiciones de uso, pagos o cargos asociados cuando apliquen y trazabilidad de creación, modificación o cancelación.

Cuando la Copropiedad solicite registrar invitados, acompañantes o terceros asociados a una reserva, se tratarán únicamente los datos estrictamente necesarios para gestionar su acceso o participación. Si dichos terceros no son Usuarios de DomoNow, aplicarán las reglas de tratamiento de información suministrada por terceros y el deber de información a cargo del responsable (copropiedad).

La información de las reservas podrá ser consultada únicamente por el Usuario relacionado y por los perfiles administrativos o de seguridad que requieran conocerla para operar la zona, validar el acceso, administrar capacidad o atender incidentes. Los registros se conservarán durante el tiempo necesario para soportar la operación, eventuales cobros, reclamaciones y obligaciones aplicables.

17.Consejo / Junta

El módulo de Consejo o Junta permite apoyar la gestión de los órganos internos de administración o dirección de la Copropiedad mediante el acceso a información, indicadores, documentos, asuntos de seguimiento y reportes necesarios para el ejercicio de sus funciones. Para esta finalidad podrán tratarse datos de identificación y contacto de sus integrantes, calidad o cargo, período, participación en asuntos internos y trazabilidad de sus actuaciones dentro de la plataforma.

La pertenencia al Consejo o Junta no implicará acceso irrestricto a todos los Datos Personales almacenados en DomoNow. La Copropiedad deberá configurar permisos conforme a las funciones de cada integrante y al principio de necesidad, privilegiando indicadores agregados y limitando el acceso a información individual de residentes, cartera, PQRS, seguridad u otros módulos cuando no sea estrictamente necesario.

Los documentos, decisiones y registros de actividad serán conservados durante el tiempo requerido para soportar la gestión del órgano y lo que indica la ley, las decisiones adoptadas, obligaciones de archivo y eventuales reclamaciones. Al finalizar el período o la autorización de un integrante, deberán revocarse oportunamente sus credenciales y permisos de acceso.

18.Super Administrador

El módulo Super Administrador permite realizar funciones de configuración, soporte, administración técnica y consulta de métricas necesarias para operar DomoNow y las Copropiedades habilitadas. Dependiendo del perfil, podrán tratarse datos de identificación de Usuarios, propiedades, roles, permisos, módulos habilitados, actividad del sistema, registros de auditoría e indicadores operativos.

El acceso de personal de OFIMA o de perfiles con privilegios elevados deberá limitarse a las funciones estrictamente necesarias para soporte, seguridad, configuración y continuidad del servicio. Las consultas deberán sujetarse a controles de autenticación, autorización, mínimo privilegio y trazabilidad, evitando el acceso transversal a Datos Personales cuando no resulte necesario para la actividad ejecutada.

Para análisis de producto, desempeño, uso o indicadores consolidados se utilizará exclusivamente información agregada o anonimizada que no permita identificar a los Titulares. La información recibida de una Copropiedad no será utilizada para finalidades propias de OFIMA ni para finalidades distintas de las instrucciones del responsable.

Capítulo 6

Derechos del titular y atención de solicitudes

El Titular podrá ejercer, en cualquier momento, sus derechos a conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como revocar la Autorización cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida. También podrá solicitar prueba de la Autorización otorgada, información sobre el uso dado a sus datos y presentar reclamos por presunto incumplimiento de esta política o de la ley.

Las solicitudes se canalizarán por los medios previstos en la Política General y a través de la mesa de servicios y opciones de contacto disponibles en Domonow. Cuando la solicitud recaiga sobre datos administrados por la Administración de la Copropiedad en calidad de Responsable, OFIMA, como Encargado, la trasladará al Responsable, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recepción, e informará de ello al Titular, y asistirá en su gestión; cuando verse sobre datos tratados por OFIMA como Responsable (p.ej. datos suministrados mediante Registro autónomo, administración de cuentas de clientes/administradores o registros técnicos propios de seguridad y soporte), OFIMA atenderá directamente.

Las consultas formuladas por el Titular se responderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción; de no ser posible, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no excederá de cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos se resolverán dentro de los quince (15) días hábiles; si no fuere posible, se comunicará la causa y la nueva fecha, sin exceder ocho (8) días hábiles adicionales. El ejercicio de derechos es gratuito, salvo costos de reproducción y envío cuando a ello hubiere lugar.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el Encargado del Tratamiento, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

La Supresión no procederá cuando exista deber legal o contractual de Conservación o Retención, o cuando sea necesaria para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones. En todo caso, se aplicarán medidas de seguridad y confidencialidad, y se limitará el Tratamiento a lo estrictamente necesario mientras subsista la causa que impida la Supresión.

Capítulo 7

Deberes del responsable y del encargado

En Domonow, la Administración de la Copropiedad, en calidad de Responsable, deberá:

Obtener y conservar la Autorización de cada Titular; informar finalidades y condiciones del Tratamiento;
Suministrar a Domonow Datos Personales veraces, completos, exactos y actualizados;
Cargar únicamente la información necesaria para la gestión de la Copropiedad;
Configurar y supervisar los Perfiles de Acceso de sus Usuarios;
Custodiar la evidencia de Autorizaciones y de comunicaciones relevantes;
Atender, directa o coordinadamente con OFIMA, las solicitudes y reclamos de los Titulares;
Restringir el Tratamiento a las finalidades autorizadas;
Adoptar medidas internas para prevenir accesos no autorizados;
Conservar los datos por el tiempo estrictamente necesario y ordenar su Supresión cuando proceda; y
Reportar a OFIMA, sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de las veinticuatro (24) horas calendario siguientes a que tenga conocimiento, cualquier incidente que pueda afectar la seguridad o confidencialidad de la información tratada a través de Domonow, indicando al menos: (i) descripción del incidente; (ii) categorías de Datos Personales involucrados; (iii) número estimado de Titulares afectados; (iv) medidas adoptadas de contención y mitigación; y (v) datos de contacto del responsable del seguimiento.

La responsabilidad por la obtención, custodia y validez de las Autorizaciones de los Titulares, salvo aquellas que OFIMA obtenga directamente en el Registro autónomo, recae exclusivamente en la Administración de la Copropiedad, en su calidad de Responsable del Tratamiento. En consecuencia, OFIMA, en calidad de Encargado, no será responsable por la ausencia, insuficiencia o invalidez de las Autorizaciones cuya obtención corresponde al Responsable, ni por el incumplimiento de las obligaciones legales que correspondan al Responsable. OFIMA limitará su actuación a las instrucciones documentadas del Responsable y a lo previsto en el presente Anexo y en la Política General de Tratamiento de Datos Personales de OFIMA. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de los deberes que la ley impone a OFIMA en su calidad de Encargado del Tratamiento, en especial los previstos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

OFIMA, en calidad de Encargado, deberá:

Tratar los Datos Personales conforme a las instrucciones del Responsable y a este Anexo;
Aplicar medidas técnicas y administrativas de seguridad acordes con el riesgo, incluyendo control de perfiles de acceso, protección de la información al enviarse y al guardarse, y registro de actividad para fines de seguridad y soporte;
Mantener la Confidencialidad y asegurar que su personal y proveedores autorizados la observen;
Asistir al Responsable en la atención de derechos del Titular;
Realizar Transmisiones únicamente con acuerdos que garanticen protección adecuada;
Abstenerse de usar los datos para fines propios distintos a los permitidos (salvo cuando actúe como Responsable en los casos definidos en este Anexo);
Conservar los datos por los plazos necesarios para continuidad, auditoría y obligaciones aplicables y proceder a su Supresión cuando corresponda;
Informar sin dilación indebida la ocurrencia de incidentes de seguridad, adoptando acciones de contención y mitigación;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos y actualizar la información reportada por el responsable dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” e “información en discusión judicial” en los términos previstos en la ley, y abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; y
Devolver o suprimir los datos, al finalizar la relación, conforme a las instrucciones del Responsable y a la Política General.

Respecto de los datos en los cuales actúa como Responsable, en especial los suministrados mediante Registro autónomo, OFIMA cumplirá los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos los de solicitar y conservar copia de la Autorización, informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, garantizar la seguridad de la información y tramitar las consultas y reclamos en los términos de este Anexo.

Capítulo 8

Seguridad de la información y gestión de incidentes

OFIMA, en calidad de Encargado, implementa medidas técnicas, administrativas y contractuales para proteger los Datos Personales tratados en Domonow frente a acceso, uso o divulgación no autorizados, pérdida, alteración o destrucción accidental o ilícita.

Estas medidas incluyen, entre otras: control de acceso mediante perfiles de acceso; separación de datos entre copropiedades; protección de la información al enviarse y al guardarse; registros técnicos de seguridad para fines de soporte; validaciones de integridad para confirmar que la información no fue alterada; copias de respaldo y planes de continuidad; búsqueda, evaluación y corrección periódica de fallas; capacitación y Acuerdos de Confidencialidad del personal autorizado; y evaluación de proveedores. El responsable adoptará controles internos complementarios, incluida la adecuada configuración y supervisión de perfiles de acceso en su organización y la custodia de evidencias de Autorización.

Cuando el responsable tenga conocimiento de un hecho que pueda constituir un incidente que afecte la seguridad o Confidencialidad de la información tratada en Domonow, deberá reportarlo a OFIMA sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de veinticuatro (24) horas calendario, con la información disponible. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, remitirá un reporte ampliado con la causa, alcance y plan de remediación. Por su parte, OFIMA comunicará al responsable los incidentes de seguridad que identifique en la plataforma y apoyará las acciones de contención, investigación y remediación.

Cuando corresponda, el responsable y el Encargado coordinarán la notificación a los Titulares y a la Superintendencia de Industria y Comercio, u otras autoridades competentes según el caso, de conformidad con la Política General y la normativa aplicable. En particular, los incidentes que constituyan violaciones a los códigos de seguridad y representen riesgos en la administración de la información de los Titulares serán reportados a la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Registro Nacional de Bases de Datos, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme a las instrucciones impartidas por dicha entidad.

El Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad se sujeta a controles reforzados, tales como acceso estrictamente limitado a perfiles autorizados, trazabilidad de acciones relevantes, presentación de resultados agregados o anónimos cuando corresponda, y Conservación o Retención por el tiempo mínimo necesario. Cumplida la finalidad o vencidos los plazos legales o contractuales, los datos se suprimirán de forma segura conforme a las instrucciones del Responsable y a la Política General.

Capítulo 9

Transferencias, transmisiones e infraestructura en la nube

Para la operación de Domonow, los Datos Personales podrán alojarse y tratarse en infraestructura en la nube, dentro o fuera de Colombia, conforme a este Anexo y a la Política General. El lugar de procesamiento y los movimientos de información obedecerán a criterios de continuidad del servicio, seguridad y eficiencia, manteniendo la Conservación o Retención y la Supresión según los plazos aplicables a cada Tratamiento. Los servidores en los que se aloja Domonow se encuentran ubicados en Estados Unidos y son provistos por un tercero contratado por OFIMA, el cual actúa como Encargado y se sujeta a las reglas de Transmisión previstas en este Capítulo.

En todo caso, la Transferencia Internacional de Datos Personales se sujetará a lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. En consecuencia, OFIMA S.A.S. y la Administración de la Copropiedad se abstendrán de transferir datos a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, salvo que concurra alguna de las excepciones legales, tales como: (i) autorización expresa e inequívoca del Titular; (ii) intercambio médico requerido por razones de salud pública; (iii) transferencias bancarias o bursátiles conforme a la legislación aplicable; (iv) transferencias en el marco de tratados internacionales; (v) ejecución de contratos con el Titular; o (vi) defensa de un derecho en proceso judicial.

En Domonow, la Administración de la Copropiedad es, por regla general, el responsable de los Datos Personales y Datos Sensibles; OFIMA actúa como Encargado al realizar el Tratamiento por cuenta del responsable. Cuando sea necesario involucrar terceros que actúan como Encargados para apoyar la operación, dicha comunicación de datos se hará mediante Transmisiones, sujetas a: (i) instrucciones documentadas del responsable; y (ii) contratos que especifiquen finalidades autorizadas, medidas de seguridad, deberes de Confidencialidad, Conservación o Retención, supresión al término del servicio y notificación/gestión de incidentes. Las Transmisiones internacionales de Datos Personales no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato de transmisión de datos en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Cuando los datos se envíen a otro responsable, se realizará una Transferencia, la cual solo procederá con la Autorización del Titular cuando corresponda, información previa sobre finalidades y destinatario, y salvaguardas contractuales aplicables. El nuevo responsable asumirá las obligaciones frente al Titular por el Tratamiento posterior.

De conformidad con lo definido en esta Política, OFIMA solo actuará como Responsable respecto de: (i) los datos que el Titular suministre mediante Registro autónomo; (ii) la gestión de cuentas de sus clientes/administradores; (iii) los registros técnicos de seguridad propios para continuidad del servicio y soporte; (iv) los datos de contacto de los Usuarios que otorguen la Autorización para la finalidad publicitaria y comercial prevista en el Capítulo 3; y (v) la atención de derechos del Titular vinculados a esos datos. En estos supuestos, OFIMA podrá realizar Transmisiones a Encargados bajo contratos y, excepcionalmente, Transferencias a otros Responsables con las mismas salvaguardas aquí previstas.

OFIMA, en su calidad de Encargado frente al Responsable, llevará un registro interno de los terceros que apoyen la operación de Domonow, indicando ubicación de Tratamiento y finalidad del encargo, y realizará debida diligencia periódica para verificar el cumplimiento de estándares de seguridad y privacidad.

Capítulo 10

Canales de atención al titular y requisitos de solicitudes

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como a revocar la Autorización otorgada, a través de los canales de atención habilitados para Domonow y previstos en la Política General de Tratamiento de Datos Personales de OFIMA.

La atención de consultas y reclamos se atenderán a través de los siguientes canales:

Correo electrónico: habeasdata@ofima.com
Dirección física: Cl. 30 A No 82 A – 26 Piso 19 Torre Empresarial Centro Comercial Los Molinos barrio belén
Mesa de servicios de Domonow: Disponible dentro de la aplicación y en el página web.
Teléfono de contacto: +57 604 604 55 57

Las solicitudes deberán contener, al menos:

Identificación plena del Titular (nombre, documento de identidad y datos de contacto).
Descripción clara de la solicitud (consulta, reclamo, actualización, rectificación, supresión, revocatoria).
Documentos que soporten la petición, cuando sea el caso.
En caso de que el trámite lo realice un tercero, acreditación válida de la representación.

Las solicitudes que no cumplan con los requisitos mínimos serán objeto de requerimiento de subsanación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.

El ejercicio de los derechos por parte de los Titulares será gratuito, salvo los costos de reproducción y envío cuando a ello hubiere lugar.

Capítulo 11

Cumplimiento y verificación

La aplicación de la presente Política se encuentra sujeta a mecanismos de cumplimiento interno y de verificación, en concordancia con la Política General de Tratamiento de Datos Personales de OFIMA y la normativa vigente en Colombia.

OFIMA cuenta con un Oficial de Protección de Datos encargado de coordinar el cumplimiento de esta Política, atender consultas de Titulares, dar soporte al Responsable en sus obligaciones y gestionar los incidentes que puedan afectar los Datos Personales.

OFIMA inscribe y mantiene actualizadas en el Registro Nacional de Bases de Datos las bases de datos respecto de las cuales actúe como Responsable, incluida la base de datos de Usuarios de Registro autónomo, cuando se encuentre obligada a ello. Corresponderá a cada Copropiedad, en su calidad de Responsable, verificar si se encuentra obligada a inscribir las bases de datos gestionadas a través de Domonow y, en tal caso, efectuar su registro y actualización, incluyendo la identificación de OFIMA como Encargado del Tratamiento.

El cumplimiento de esta Política se verificará mediante auditorías internas o externas, revisiones de seguridad de la información y controles periódicos sobre los contratos celebrados para la operación de Domonow. Los resultados serán documentados y servirán como insumo para la implementación de medidas correctivas y preventivas.

Será obligatoria la realización de una evaluación de impacto en privacidad antes de implementar nuevos módulos en Domonow o tecnologías que impliquen tratamiento de Datos Sensibles, Datos Biométricos o información de Menores de Edad, con el fin de identificar riesgos, definir medidas de mitigación y garantizar la proporcionalidad del Tratamiento. En caso de que se modifiquen finalidades o condiciones esenciales del Tratamiento, se aplicará lo previsto en el capítulo de Cambios a la Política y Vigencia.

Todas las obligaciones de cumplimiento y verificación se desarrollarán en coordinación con la Administración de la Copropiedad, en su calidad de Responsable del Tratamiento, de modo que las medidas y controles de Domonow se integren con las políticas y procesos propios de cada copropiedad usuaria de la plataforma.

Capítulo 12

Cookies y tecnologías de rastreo

Domonow podrá emplear cookies de acuerdo con lo previsto en la Política General de Tratamiento de Datos Personales de OFIMA. En la aplicación web y móvil se utilizarán principalmente cookies y tecnologías similares necesarias para el funcionamiento de la plataforma, la autenticación y gestión de sesiones, la seguridad y la prevención de fraudes, así como, de ser el caso, cookies analíticas que generen información agregada sobre el uso del servicio. Domonow no utilizará cookies ni tecnologías de rastreo para realizar campañas de remarketing, publicidad dirigida o perfilamiento comercial de los Titulares cuyos datos trata en calidad de Encargado.

El Usuario cuenta con la posibilidad de configurar su navegador para bloquear, eliminar o impedir la instalación de cookies. Las cookies necesarias para la autenticación y la gestión de sesiones pueden estar asociadas a la cuenta del Usuario y, en tal caso, la información correspondiente será tratada como Dato Personal conforme a este Anexo. La desactivación de las cookies estrictamente necesarias podrá impedir el correcto funcionamiento de la plataforma.

OFIMA no se hace responsable por las políticas de cookies de terceros ni por el Tratamiento que estos puedan dar a los datos que recojan en sus propios sitios. Las cookies que no sean estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma solo se instalarán cuando el Usuario lo haya aceptado a través del mecanismo de consentimiento habilitado para el efecto.

Capítulo 13

Cambios a la política, publicación y vigencia

Esta Política hace parte integral de la Política General de Tratamiento de Datos Personales de OFIMA y tiene vigencia a partir de la fecha indicada en su versión actual.

Cualquier cambio sustancial en las finalidades del Tratamiento, en los derechos de los Titulares, en los canales de atención o en las condiciones esenciales de seguridad y confidencialidad será comunicado a los Titulares a través de los medios habilitados en Domonow y en los canales de contacto oficiales de OFIMA. En los casos en que la Ley lo exija, se solicitará una nueva Autorización antes de aplicar el cambio.

Los ajustes no sustanciales podrán incorporarse sin comunicación previa, pero se dejará constancia en el registro de versiones de OFIMA, con indicación del número de versión, la fecha y una descripción breve del ajuste, y se actualizarán la versión y la fecha indicadas al final de este documento.

La fecha de publicación y entrada en vigencia de la presente Política será informada en los medios de divulgación de Domonow. Las bases de datos tratadas a través de Domonow estarán vigentes durante el tiempo en que se mantenga la relación entre OFIMA y la Copropiedad y, en todo caso, durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento y los términos de Conservación o Retención previstos en este Anexo.

habeasdata@ofima.com +57 604 604 55 57 Todos los canales de atención