Cargando artículo
Conoce qué dice el artículo 35 de la Ley 675, el porcentaje del fondo de imprevistos, cuándo se puede usar y cómo incluirlo en el presupuesto anual.
Es martes en la mañana y se daña la motobomba del conjunto. El técnico ya mandó la cotización y los residentes del piso alto no tienen agua. Un consejero te dice que lo pagues con el fondo de imprevistos; al rato, un propietario escribe que ese dinero no se puede tocar sin asamblea.
Y ahí quedas en la mitad, con una urgencia real y dos opiniones distintas. Aquí te explicamos qué dice el artículo 35 de la Ley 675 sobre el fondo de imprevistos, cuál es el porcentaje mínimo, cuándo se puede usar y cómo incluirlo en el presupuesto anual.
Índice
En pocas palabras
Recargo mínimo
Sobre el presupuesto anual de gastos comunes
Tope para suspender el cobro
Del presupuesto ordinario de gastos del año, por decisión de la asamblea
Aprobación previa
De la asamblea para disponer del fondo, según el reglamento (Ley 675, art. 35)
Contexto
El fondo de imprevistos es una reserva permanente que todo conjunto debe tener para cubrir obligaciones o gastos que no se podían prever.
El artículo 35 de la Ley 675 de 2001 dice que se alimenta con un recargo de mínimo el 1 % sobre el presupuesto anual de gastos comunes, más los otros ingresos que la asamblea decida. Cuando el fondo llega al 50 % del presupuesto ordinario de gastos del año, la asamblea puede suspender ese cobro.
Para usarlo, el administrador necesita la aprobación previa de la asamblea, según lo que diga el reglamento de propiedad horizontal.
Porcentaje y uso
El artículo 35 exige un recargo no inferior al 1 % sobre el presupuesto anual de gastos comunes. La asamblea puede fijar uno mayor.
Lo que debes saber
Un porcentaje bajo deja al conjunto sin colchón ante una emergencia. Por eso algunas asambleas aprueban más del mínimo.
Cuando el fondo alcanza el 50 % del presupuesto ordinario del año, la asamblea puede decidir suspender el recargo.
Lo que debes saber
Es una decisión de la asamblea, no algo automático. Mientras no se apruebe, el recargo se sigue cobrando con la cuota ordinaria.
El fondo existe para gastos que no se podían prever, como un daño repentino en una motobomba, una puerta eléctrica o una tubería común.
Lo que debes saber
Lo que se repite cada año, como el mantenimiento programado o un contrato fijo, va en el presupuesto. Pagarlo con el fondo lo agota.
Para disponer de los recursos, el administrador necesita la aprobación previa de la asamblea, según lo que diga el reglamento.
Lo que debes saber
Si la urgencia no da espera, revisa si el reglamento prevé un procedimiento para emergencias. Sin ese respaldo, el pago puede ser cuestionado.
Los recursos del fondo se manejan separados de las cuotas ordinarias y así deben aparecer en los estados financieros.
Lo que debes saber
Mezclarlos con el dinero del día a día impide saber cuánto hay disponible. La separación es la base para rendir cuentas claras.
Según el artículo 35, las cuotas extraordinarias adicionales al recargo solo se aprueban cuando el fondo sea insuficiente.
Lo que debes saber
Pedir una cuota extraordinaria con el fondo todavía lleno genera reclamos con razón. Mostrar primero el saldo le da sustento a la propuesta.
Sección 01
El fondo de imprevistos no se calcula aparte: va dentro del presupuesto anual que se presenta en la asamblea ordinaria. Si estás armando ese documento, revisa también cómo hacer el presupuesto de la copropiedad.
1. Calcula el total de gastos comunes. Vigilancia, aseo, servicios, mantenimientos y seguros. Sobre ese total se aplica el porcentaje del fondo.
2. Aplica el porcentaje aprobado. Por ejemplo, si los gastos comunes del año suman $200.000.000 y el recargo es del 1 %, al fondo van $2.000.000 en el año.
3. Reparte según el coeficiente. El recargo se distribuye entre las unidades según el coeficiente de copropiedad, igual que la cuota ordinaria.
4. Presenta el saldo y los movimientos. En la asamblea, muestra cuánto tiene el fondo, cuánto se usó durante el año y con qué aprobación. Si se acerca al 50 %, es el momento de proponer si se suspende el cobro.
El contador es un aliado clave en este paso, porque el fondo debe reflejarse por separado en los estados financieros. Todo lo que se apruebe queda en el acta de asamblea.
5 errores y cómo evitarlos
Consecuencia
Incumplimiento del artículo 35 y cero respaldo ante una emergencia.
Cómo evitarlo
Calcula el recargo sobre los gastos comunes. Inclúyelo en el presupuesto que aprueba la asamblea.
Consecuencia
El pago puede ser cuestionado al revisar las cuentas del año.
Cómo evitarlo
Solicita la aprobación previa. Revisa si el reglamento prevé un procedimiento para emergencias.
Consecuencia
El fondo se agota y no alcanza cuando llega un imprevisto real.
Cómo evitarlo
Lleva lo recurrente al presupuesto ordinario. Reserva el fondo para lo que no se podía prever.
Consecuencia
Nadie sabe cuánto hay disponible y se pierde claridad en las cuentas.
Cómo evitarlo
Maneja el fondo por separado. Refléjalo aparte en los estados financieros.
Consecuencia
Reclamos de los propietarios y propuestas sin sustento legal.
Cómo evitarlo
Presenta primero el saldo del fondo. Propón la cuota solo si el fondo no alcanza.
Módulos especializados que transforman
la operatividad en excelencia
Conclusión
El fondo de imprevistos es el colchón que protege al conjunto cuando algo falla sin aviso. Funciona bien cuando se calcula dentro del presupuesto, se maneja por separado y se usa con la aprobación que pide la ley.
¿Sabes hoy cuánto tiene el fondo de tu conjunto, qué porcentaje se aprobó y qué procedimiento prevé el reglamento para una emergencia? Si el fondo no alcanza, revisa cómo funcionan las cuotas extraordinarias.
Respuestas directas para transformar la operativa de tu propiedad
Que todo conjunto debe tener un fondo para atender obligaciones o gastos imprevistos, con un recargo de mínimo el 1 % sobre el presupuesto anual de gastos comunes, y que el administrador solo puede usarlo con aprobación previa de la asamblea, según el reglamento.
El mínimo legal es el 1 % del presupuesto anual de gastos comunes. La asamblea puede aprobar uno mayor y suspender el cobro cuando el fondo llegue al 50 % del presupuesto ordinario.
Para obligaciones o gastos que no se podían prever, como daños repentinos en equipos o redes comunes. Los gastos que se repiten cada año deben ir en el presupuesto ordinario.
La ley exige aprobación previa de la asamblea y remite al reglamento. Si hay una urgencia, revisa si el reglamento prevé un procedimiento especial para emergencias.
Según el artículo 35, las cuotas extraordinarias adicionales al recargo solo se aprueban cuando los recursos del fondo sean insuficientes.
Conoce cómo DomoNow muestra el saldo del fondo y respalda cada uso ante la asamblea.