¿Quién representa legalmente tu copropiedad? Lo que todo administrador debe saber

Administradora revisando documentos de representación legal de una copropiedad

Un proveedor solicita el certificado de representación legal para firmar un contrato. El banco pide acreditar la existencia de la persona jurídica y la administración no tiene claro dónde obtener el documento ni qué alcance tiene.

Comprender la personería jurídica permite distinguir entre la copropiedad y quien la administra, y evita que contratos, cuentas o trámites se manejen de forma personal.

La estructura legal de la copropiedad: lo que dicen los números

1

Persona jurídica: surge cuando la escritura de constitución
se inscribe en la oficina de registro

3

Órganos: asamblea, consejo cuando exista
y administrador

1

Representante: el administrador actúa legalmente
en nombre de la copropiedad

Qué es la personería jurídica en propiedad horizontal y cómo nace

La Ley 675 de 2001 establece que, una vez inscrita la escritura pública de constitución, surge una persona jurídica distinta de los propietarios individualmente considerados.

Esa persona jurídica puede administrar bienes y servicios comunes, recaudar expensas, contratar, abrir cuentas y ejercer acciones. La representación legal y la administración corresponden al administrador designado conforme a la ley y al reglamento.

Dato clave: Los recursos, contratos y documentos pertenecen a la persona jurídica de la copropiedad. El administrador los gestiona como representante legal, pero no se confunden con su patrimonio o sus decisiones personales.

Capacidad legal

Las 6 facultades que permiten operar a la copropiedad

01

Abrir cuentas bancarias

La copropiedad puede manejar recursos comunes en cuentas a nombre de su persona jurídica.

Lo que debes saber

Usar cuentas personales rompe la trazabilidad y expone los recursos.

02

Celebrar contratos

Puede contratar mantenimiento, vigilancia, seguros y demás servicios necesarios.

Lo que debes saber

Firmar sin identificar correctamente a la parte contratante puede crear conflictos de responsabilidad.

03

Actuar judicialmente

Puede iniciar acciones y responder procesos mediante su representante o apoderado.

Lo que debes saber

Sin representación acreditada, un trámite puede detenerse o ser rechazado.

04

Recaudar expensas

Administra cuotas ordinarias, extraordinarias y demás obligaciones aprobadas conforme a la ley.

Lo que debes saber

Un cobro sin soportes, autorización o estado de cuenta claro pierde fuerza y confianza.

05

Vincular personal

Puede contratar trabajadores y asumir las obligaciones laborales correspondientes.

Lo que debes saber

Confundir al empleador puede trasladar riesgos al administrador.

06

Ser representada por el administrador

El administrador ejecuta actos dentro de sus funciones, el reglamento y las decisiones válidas de los órganos.

Lo que debes saber

Extralimitarse puede generar responsabilidad personal y para la copropiedad.

Errores comunes: errores que bloquean trámites y contratos

No actualizar el certificado
1
Error Operativo

No actualizar el certificado

Bancos, proveedores y autoridades encuentran información desactualizada

Solución DomoNow

Registrar el nombramiento y solicitar la nueva certificación.

Seccion 02

DomoNow como guía: gestión con trazabilidad

DomoNow reúne la operación de la copropiedad en un sistema conectado, con información organizada y disponible para cada rol.

  • NormativoAlertas para certificados, nombramientos y obligaciones que requieren seguimiento.
  • DocumentalActas, certificados y contratos organizados con acceso por roles.
  • ComunicacionesNotificación oficial de cambios a residentes, proveedores y terceros.
  • AsambleasRegistro del nombramiento, quórum, votación y acta correspondiente.

Recurso sugerido: Guía de verificación con documentos, entidad competente, actualización del nombramiento y usos frecuentes del certificado.

Ecosistema DomoNow

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la operatividad en excelencia

Conclusión

Representar también significa documentar y rendir cuentas

La personería jurídica permite que la copropiedad opere de forma separada y organizada. El administrador la representa dentro de funciones y límites concretos.

Un certificado actualizado y un archivo confiable evitan retrasos y dejan claro quién puede actuar, con qué respaldo y en nombre de quién.

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Resolviendo dudas

FAQS

Respuestas directas para transformar la operativa de tu propiedad

01

Cuando la escritura pública de constitución se inscribe en la oficina de registro de instrumentos públicos, conforme a la Ley 675.

02

El administrador designado por la asamblea o, cuando exista consejo de administración y corresponda, por ese órgano.

03

El alcalde municipal o distrital, o la entidad en la que se haya delegado esta función. El procedimiento concreto depende del municipio.

04

No como regla general del régimen de propiedad horizontal. Debe consultarse la alcaldía o entidad delegada del lugar donde está ubicada la copropiedad.

05

Debe actualizarse la información y obtenerse el certificado correspondiente para que los trámites y contratos reflejen al representante vigente.

Mantén la documentación legal siempre disponible

DomoNow organiza nombramientos, certificados, actas y contratos para que cada actuación tenga respaldo.

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