Cargando artículo
Aprende cómo hacer la convocatoria a asamblea en propiedad horizontal según el artículo 39 de la Ley 675, con plazos, orden del día y formato listo.
Es enero y ya tienes encima la asamblea ordinaria. Los estados financieros están casi listos, el presupuesto va en borrador y el consejo pregunta por la fecha. El año pasado, un propietario reclamó que la citación no le había llegado y otro dijo que un tema se votó sin estar en el orden del día.
Nadie lo hizo con mala intención, pero esos detalles ponen en duda decisiones que costaron horas de discusión. Aquí te explicamos qué dice el artículo 39 de la Ley 675 sobre la convocatoria, qué debe llevar el formato y qué pasa si la asamblea ordinaria no se convoca a tiempo.
Índice
En pocas palabras
Antelación mínima
Días calendario para enviar la convocatoria a la asamblea ordinaria
Plazo de la ordinaria
Siguientes al cierre del período presupuestal, si el reglamento no fija otra fecha
Extraordinaria
Propietarios que sumen la quinta parte de los coeficientes pueden convocarla
Contexto
El artículo 39 de la Ley 675 de 2001 distingue dos tipos de reuniones. La ordinaria se hace por lo menos una vez al año, en la fecha del reglamento o, si este no dice nada, dentro de los tres meses siguientes al cierre del período presupuestal; ahí se revisan las cuentas, se aprueba el presupuesto y se hacen los nombramientos.
Las extraordinarias se hacen cuando hay necesidades urgentes o imprevistas. Las puede convocar el administrador, el consejo, el revisor fiscal o propietarios que sumen al menos la quinta parte de los coeficientes.
Para la ordinaria, la convocatoria la hace el administrador con mínimo 15 días calendario de antelación, y se envía a cada propietario a la última dirección registrada.
Formato de convocatoria
El administrador convoca la asamblea ordinaria. La extraordinaria también la pueden convocar el consejo, el revisor fiscal o un quinto de los coeficientes.
Lo que debes saber
Una citación hecha por quien no tiene la facultad pone en riesgo lo que se decida en la reunión.
El artículo 39 exige enviar la convocatoria con una antelación no inferior a 15 días calendario. Se cuentan días calendario, no hábiles.
Lo que debes saber
Si la citación sale tarde, cualquier propietario puede cuestionar la reunión. Programar el envío con margen protege las decisiones.
Lista los temas en el orden en que se van a tratar: verificación del quórum, informes, estados financieros, presupuesto y elecciones.
Lo que debes saber
En una asamblea extraordinaria no se pueden decidir temas que no estén en el orden del día. Un tema que falta puede obligar a otra reunión.
La convocatoria indica dónde y cuándo será la reunión y si es presencial, virtual o mixta, con instrucciones claras para conectarse.
Lo que debes saber
Un dato que falta o es confuso deja a propietarios por fuera y pone en riesgo el quórum.
Junto con la citación se envían el formato de poder y los documentos que se van a votar: presupuesto, estados financieros e informes.
Lo que debes saber
Los propietarios que llegan informados votan con criterio y discuten menos. El poder ayuda a completar el quórum desde el inicio.
La convocatoria se envía a cada propietario, a la última dirección registrada. Guardar la constancia es tan importante como el envío.
Lo que debes saber
Si alguien dice que no recibió la citación, la constancia demuestra que se cumplió la ley.
Sección 01
A veces el cierre contable se demora o la agenda se complica, y marzo se pasa sin convocatoria. La ley tiene una respuesta para eso.
La reunión por derecho propio. Según el artículo 40 de la Ley 675, si la asamblea ordinaria no se convoca, se reúne sola el primer día hábil del cuarto mes siguiente al cierre del período presupuestal. Si el período es el año calendario, eso es el primer día hábil de abril.
Dónde y a qué hora. En el lugar y la hora que diga el reglamento. Si no dice nada, en las instalaciones del conjunto a las 8:00 p. m.
Quiénes deciden. En esa reunión, un número plural de propietarios puede sesionar y decidir, sin importar cuántos coeficientes representen.
Lo que implica. Decisiones como el presupuesto o la elección del consejo de administración podrían tomarse con muy pocos asistentes. Por eso convocar a tiempo protege a todo el conjunto. Hay interpretaciones que permiten convocar en marzo para una fecha posterior, pero no es un tema pacífico: lo más seguro es hacer la asamblea dentro del plazo.
5 errores y cómo evitarlos
Consecuencia
Las decisiones de la asamblea pueden ser impugnadas.
Cómo evitarlo
Programa el envío con margen. Cuenta días calendario, no hábiles.
Consecuencia
No hay constancia de que cada propietario fue citado.
Cómo evitarlo
Envíala a cada propietario por un canal con registro. Guarda la constancia de entrega.
Consecuencia
En una extraordinaria no se pueden decidir y toca convocar otra reunión.
Cómo evitarlo
Revisa el orden del día con el consejo. Incluye todos los temas que se van a votar.
Consecuencia
Propietarios sin información, discusiones largas y votos en contra.
Cómo evitarlo
Envía los documentos con la citación. Incluye también el formato de poder.
Consecuencia
La asamblea se reúne por derecho propio con pocos asistentes.
Cómo evitarlo
Fija la fecha desde enero. Convoca dentro del plazo del reglamento o de la ley.
Módulos especializados que transforman
la operatividad en excelencia
Convocatoria, orden del día, anexos y control de asistencia y quórum en un solo lugar.
Coordinación previa con el consejo sobre la fecha y los temas de la asamblea.
Convocatoria, orden del día, anexos y control de asistencia y quórum en un solo lugar.
Coordinación previa con el consejo sobre la fecha y los temas de la asamblea.
Convocatoria, orden del día, anexos y control de asistencia y quórum en un solo lugar.
Coordinación previa con el consejo sobre la fecha y los temas de la asamblea.
Conclusión
La convocatoria parece un trámite, pero de ella depende que todo lo que se decida tenga validez. Plazo, orden del día, anexos y constancia de envío son la base de una asamblea sin cuestionamientos.
¿Tienes definida la fecha de tu asamblea ordinaria, el orden del día y la forma de demostrar que cada propietario recibió la citación? Para completar el quórum, comparte también el formato de poder.
Respuestas directas para transformar la operativa de tu propiedad
Con mínimo 15 días calendario de antelación, según el artículo 39 de la Ley 675. Se cuentan días calendario, no hábiles.
En la fecha que fije el reglamento. Si no dice nada, dentro de los tres meses siguientes al cierre del período presupuestal, es decir, a más tardar el 31 de marzo cuando el período es el año calendario.
Los temas en el orden en que se van a tratar, como verificación del quórum, informes, estados financieros, presupuesto y elecciones. En las extraordinarias no se puede decidir nada que no esté en el orden del día.
El administrador, el consejo de administración, el revisor fiscal o un grupo de propietarios que sume al menos la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.
La asamblea se reúne por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al cierre del período presupuestal, y un número plural de propietarios puede tomar decisiones.
Conoce cómo DomoNow envía la citación, organiza los anexos y controla el quórum de tu asamblea.